PRIVACY POLICY

Version 1.0
Date: 31/10/2023
 

1. Identité et coordonnées du responsable du traitement

Cette politique de confidentialité s'applique à toutes les données personnelles traitées par APOK NV, dont le siège social est situé à Oudestraat 11, 1910 Kampenhout, identifiée par le numéro d'entreprise TVA BE0447.875.427, qui est le responsable du traitement de ce site web. APOK NV fait partie du groupe Fedrus International ayant son siège social à 2870 Puurs-Sint-Amands, Schoonmansveld 48, identifié par le numéro d'entreprise TVA BE 0630.779.617.

Le responsable du traitement attache une grande importance à votre vie privée et traite vos données personnelles conformément au Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après dénommé "GDPR") ainsi que toute législation future ou complémentaire en vigueur en vertu de celui-ci, dans la mesure où elle est applicable.

Pour toute question ou remarque concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à tout moment, que ce soit par e-mail à l'adresse info@apok.be  ou par courrier à l'adresse postale mentionnée ci-dessus.

2. Que signifie ‘traitement des données personelles’?

Le traitement des données personnelles (ci-après dénommé "données") englobe toute opération effectuée sur des données qui peuvent vous identifier en tant que personne physique. Les types de données concernées sont détaillés dans la présente Politique de confidentialité. Le terme "traitement" est très large et comprend notamment la collecte, la conservation, l'utilisation de vos données, ainsi que le partage de celles-ci avec des tiers.

3. Quelles données traitons-nous?

  
Nous clarifions ci-dessous les données que nous pouvons traiter vous concernant. Selon la situation spécifique, vos préférences et la manière dont vous nous contactez, nous ne traitons pas nécessairement toutes les données énumérées ci-dessous à votre sujet.

 

Activité principale

Dans le cadre de notre activité principale, à savoir la fourniture de produits et de services les plus divers aux couvreurs et spécialistes de la façade, nous pouvons éventuellement traiter les données suivantes:
Données d'identification générales (nom, prénom, civilité, etc.);

• Coordonnées générales (nom, prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone);
• Données de commande et de paiement;
• Fonction et profession;
• Données liées à l'entreprise dans la mesure où il est possible d'identifier une personne physique sur la base de ces données;
• Données de compte (identifiant, nom d'utilisateur, mot de passe, etc.);
• Données après-vente;
• Commentaires, témoignages et contenu promotionnel tels que des photos et des vidéos;
• Historique des contacts (par exemple, courriers électroniques, messages envoyés via des formulaires web, etc.);
• Images des caméras de sécurité (par exemple, pour la surveillance de nos bâtiments d'entreprise).

 

Création d’un compte:

En créant un compte client sur notre site web www.apok.be, nous traitons les données suivantes vous concernant en tant que professionnel:

• Données d'identification générales, le cas échéant, de la personne de contact au sein de l'entreprise du client (nom, prénom, civilité);
• Coordonnées générales, le cas échéant, de la personne de contact au sein de l'entreprise du client (adresse e-mail, numéro de téléphone);
• Données de commande et de paiement;
• Données liées à l'entreprise dans la mesure où il est possible d'identifier une personne physique sur la base de ces données;
• Données du compte (identifiant, nom d'utilisateur, mot de passe, etc.);
• Historique des commandes.

 

Fournisseurs  prestataires de services:

Nous traitons en outre les données suivantes de nos fournisseurs et prestataires de services:

• Données d'identification générales de la personne de contact au sein de l'entreprise du prestataire de services (nom, prénom, civilité);
• Coordonnées générales de la personne de contact au sein de l'entreprise du prestataire de services (adresse e-mail, numéro de téléphone);
• Données contractuelles (par exemple, nom de l'entreprise, adresse, numéro de TVA, accord, etc.);
• Données de paiement et de facturation (par exemple, données de carte de paiement, factures, etc.);
• Données du compte pour la plateforme (par exemple, données d'inscription à la création du compte);
• Commentaires, témoignages, citations, contenu promotionnel tels que des photos et des vidéos (par exemple, évaluations et expériences liées à notre collaboration, témoignages, citations, présence lors d'événements, etc.).

 

Candidats à un emploi:

En ce qui concerne les candidats à un emploi, nous pouvons également traiter les données suivantes, en fonction des informations que vous choisissez de nous fournir dans le cadre de votre candidature.

• Données d'identification générales (nom, prénom, civilité, etc.);
• Coordonnées générales (nom, prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone);
• Informations personnelles;
• Données liées à l'emploi;
• Données de personnalité;
• Photos.

 

Visiteurs du site web:

Nous pouvons traiter les données suivantes des visiteurs de notre site web www.apok.be:

• Adresse IP, type de navigateur, données de localisation, manière dont l'individu est arrivé sur le site web, intérêts et manière dont l'individu navigue sur la page web (via des cookies strictement nécessaires, analytiques et marketing);
• Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, sujet de contact et message de contact (le cas échéant via le formulaire de contact en ligne), nom du chat, origine de la prise de contact;
• Données du compte (nom d'utilisateur, mot de passe) si vous décidez de créer un compte.

 

4. A quelles fins traitons-nous vos données?

Les données personnelles sont traitées exclusivement dans le cadre de l'entreprise, notamment aux fins suivantes:

• Dans le cadre de nos activités principales, à savoir la fourniture de produits et de services les plus divers aux couvreurs et spécialistes de la façade;
• Organisation d'événements, de concours et de réunions;
• Participation à des salons;
• Respect des obligations administratives et fiscales;
• Communication avec les clients et les prospects;
• Procédure de recrutement des employés.

 

5. Sur quelles bases de traitement traitons-nous vos données?

Nous traitons vos données aux fins décrites ci-dessous et nous ne collectons et ne traitons pas plus de données ni d'autres types de données que celles nécessaires à ces fins.

Nous traitons vos données uniquement dans la mesure où elles sont basées sur l'une des bases de traitement énumérées dans le RGPD, comme indiqué ci-dessous.

Obligation légale
Certaines données sont traitées par nous afin de respecter les obligations légales ou réglementaires qui nous incombent. Par exemple, dans le cadre d'obligations fiscales et comptables ou en matière de protection des données.

Nécessaire à l'exécution du contrat
Certaines données sont traitées par nous car elles sont nécessaires à la conclusion, à l'exécution ou à la résiliation d'un contrat avec vous en tant que partie concernée. Par exemple, pour vous contacter, planifier, répondre à une demande ou demander des informations dans le cadre de l'établissement d'une relation contractuelle, mais aussi pour l'exécution effective de la mission contractuelle dans le cadre de notre activité principale, afin de vous fournir nos services ou de les recevoir de votre part.

Intérêt légitime
Certaines données sont traitées par nous sur la base de notre intérêt légitime, qui prévaut dans des cas spécifiques sur tout éventuel préjudice pour vos droits. Par exemple, pour promouvoir nos activités auprès de contacts commerciaux ; améliorer la qualité de nos services ; former les employés et évaluer et conserver des données et des statistiques liées à nos activités, au sens large ; conserver et utiliser des preuves dans le cadre de la responsabilité, des procédures ou des litiges, ainsi qu'à des fins d'archivage de l'activité ; et garantir la sécurité, tant en ligne sur ce site web que dans nos bâtiments d'entreprise.

Consentement
Certaines données sont traitées par nous sur la base de votre consentement. Par exemple, pour promouvoir des activités auprès de contacts commerciaux potentiels ; utiliser certains cookies analytiques ou marketing ; publier des photos contenant des données personnelles sur notre site web et nos médias sociaux. Les données des candidats après la procédure de recrutement ne seront conservées qu'avec leur consentement.
 

6. Origine des données

La plupart des données que nous traitons proviennent directement de vous. Dans le cadre de nos services, il est possible que nous obtenions des données de votre part par le biais de prestataires de services externes ou de sources publiques.
 

7. Avec qui partageons-nous vos données?

Nous ne transmettons pas vos données à des tiers, sauf lorsque cela est strictement nécessaire aux fins susmentionnées, ou lorsque la loi nous y oblige.

Lorsque cela est nécessaire, nous faisons appel à des prestataires de services externes (sous-traitants) pour soutenir nos activités opérationnelles, telles que la gestion de nos sites web et de nos systèmes informatiques. Ces prestataires de services externes peuvent effectuer certaines opérations de traitement des données pour notre compte. Nous ne partagerons vos données avec ces prestataires de services externes que dans la mesure où cela est nécessaire à l'objectif concerné. Ils ne sont pas autorisés à utiliser vos données à d'autres fins. De plus, ces prestataires de services sont contractuellement tenus de garantir la confidentialité de vos données par le biais d'un "contrat de traitement" conclu avec ces parties.

Concrètement, cela signifie que nous partageons vos données, dans la mesure où cela est pertinent dans votre situation, avec les tiers suivants aux fins suivantes, ces tiers agissant parfois en tant que sous-traitants pour notre compte:
 

• Entreprises de courrier, de transport et de livraison si nous devons vous envoyer quelque chose par la poste;
• Prestataires de services de paiement si nous recevons des paiements de votre part, ou vice versa;
• Agents externes et consultants ou toute autre partie impliquée dans le cadre de nos activités principales ou secondaires;
• Les prestataires de services qui nous assistent en matière informatique dans le fonctionnement de notre organisation, en vue d'une gestion efficace et sécurisée des données numériques au sein de notre organisation;
• Les autorités gouvernementales, les instances judiciaires et les praticiens de professions réglementées tels que les comptables et les avocats, dans le but de respecter nos obligations légales et de défendre nos intérêts, dans la mesure requise.

 

8. Combien de temps conservons-nous vos données?

Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire pour l'objectif pour lequel les données ont été collectées ou traitées. Étant donné que la durée pendant laquelle les données peuvent être conservées dépend des objectifs pour lesquels les données ont été collectées, la période de conservation peut varier dans chaque situation. Parfois, une législation spécifique peut nous obliger à conserver les données pendant une certaine période. Nos délais de conservation sont toujours basés sur les exigences légales et sur une pondération entre vos droits et attentes d'une part, et ce qui est utile et nécessaire pour atteindre les objectifs d'autre part. À la fin de la période de conservation, vos données seront effacées ou anonymisées.
 

9. Où stockons-nous vos données et comment les protégeons-nous?

Nous mettons en place des mesures de sécurité appropriées sur le plan technique et organisationnel pour éviter, dans le cadre de nos activités, la destruction, la perte, la falsification, la modification, l'accès non autorisé ou la divulgation illicite à des tiers, ainsi que toute autre utilisation non autorisée de ces données.

De plus, nous veillons à ce que les sous-traitants auxquels nous faisons appel prennent également des mesures de sécurité appropriées pour limiter autant que possible les risques d'incidents.

Si vos données sont traitées en dehors de l'Espace économique européen (EEE) lors de l'utilisation de services ou d'outils logiciels spécifiques, cela se fera uniquement vers des pays pour lesquels la Commission européenne a confirmé qu'ils assurent un niveau de protection adéquat de vos données, ou des mesures seront prises pour garantir le traitement légitime de vos données dans ces pays tiers.
 

10. Quels sont vos droits?

Vous disposez de différents droits concernant les données que nous traitons à votre sujet. Si vous souhaitez exercer l'un des droits suivants, veuillez contacter notre responsable de la protection des données (DPO) en utilisant les coordonnées figurant dans la première section de cette politique de confidentialité.

Droit d'accès et de copie
Vous avez le droit de consulter vos données et d'en obtenir une copie. Ce droit comprend également la possibilité de demander des informations supplémentaires concernant le traitement de vos données, notamment en ce qui concerne les catégories de données vous concernant et les finalités de ce traitement.

Droit de rectification
Vous avez le droit de faire rectifier vos données si vous estimez que nous détenons des informations incorrectes.

Droit à l'effacement (droit à l'oubli)
Vous avez le droit de demander que nous effacions vos données sans délai indu. Cependant, nous ne pourrons pas toujours répondre à une telle demande, notamment lorsque nous avons encore besoin des données dans le cadre d'un contrat en cours, ou lorsque la conservation de certaines de vos données est légalement obligatoire pour une durée déterminée.

Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données. Cela signifie que le traitement sera temporairement suspendu jusqu'à ce qu'il soit établi, par exemple, que les données sont correctes.

Droit de rétractation du consentement
Lorsque le traitement est basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment en nous contactant. Pour les messages marketing que vous recevez de notre part par e-mail sur la base de votre consentement, vous pouvez facilement retirer ce consentement en cliquant sur le lien de désinscription au bas de ces messages.

Droit d'opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données qui est fondé sur l'intérêt légitime. Cela doit être basé sur des raisons spécifiques liées à votre situation. Vous pouvez également vous opposer à l'utilisation de vos données à des fins de marketing direct. Pour les messages marketing par e-mail, un mécanisme de désinscription sera toujours disponible.

Droit à la portabilité
Vous avez le droit d'obtenir vos données que vous nous avez fournies vous-même, avec votre consentement ou dans le cadre d'un contrat, sous forme électronique. Cela vous permet de les transférer facilement à une autre organisation. Vous avez également le droit de nous demander de transférer directement vos données à une autre organisation, si cela est techniquement possible.

Droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle
Si vous estimez que nous traitons vos données de manière incorrecte, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle en matière de protection des données.

                              Autorité de protection des données belge (APD)
Drukpersstraat 35
1000 Bruxelles
contact@apd-gba.be
 

11. Comment pouvez-vous exercer vos droits?

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant par e-mail à info@apok.be  ou par courrier à l'adresse Oudestraat 11, 1910 Kampenhout, en joignant une copie de la face avant de votre carte d'identité ou d'un autre document permettant de vous identifier. La copie sera utilisée uniquement pour vous identifier conformément au RGPD.
 

12. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité. La version la plus récente est toujours disponible sur nos sites web. Vous pouvez trouver la date de la dernière modification de cette politique de confidentialité en haut de cette page. En cas de modification substantielle de la politique de confidentialité, nous informerons directement les personnes concernées, dans la mesure du possible.